Implementación de Odoo con contabilidad multimoneda

Si tu empresa factura, cobra y paga en pesos y en dólares, la primera pregunta de tu contador frente a un sistema nuevo es si va a encontrar sus números en las dos monedas. Por eso, en una implementación de Odoo con contabilidad multimoneda, el trabajo importante es dejar definido cómo se lleva cada saldo antes de cargar el primer asiento.

Qué espera tu contador de una contabilidad multimoneda

En Uruguay, los sistemas contables locales ya llevan balances y reportes en pesos y en dólares. Ese es el estándar contra el que se compara cualquier sistema nuevo, y quien lo evalúa busca ver lo mismo con la misma lógica:

• Bancos y caja en su moneda: cada cuenta con su saldo en la moneda en que opera, conciliable contra el extracto sin conversiones intermedias.
• Saldos en dólares valuados al cierre: clientes, proveedores y bancos con una regla clara de a qué cotización se revalúan cada mes.
• Balance y estado de resultados en las dos monedas: con el mismo formato que el contador ya usa.
• Diferencia de cambio explicable: que se pueda seguir asiento por asiento de dónde sale cada importe.

Por qué la contabilidad multimoneda se resuelve en la implementación de Odoo

Odoo es un ERP que se usa en más de 100 países. Por eso el producto no puede traer armada la costumbre contable de cada plaza. Lo que en Uruguay se da por sentado, como llevar el balance en pesos y en dólares a la vez, es una definición local, y traducirla al sistema es trabajo del partner.

Odoo maneja varias monedas y registra cada operación con su cotización. Lo que Epik deja resuelto en la implementación es la forma de llevar la contabilidad de tu empresa en las dos monedas, con los reportes que tu contador reconoce desde el primer cierre. Hasta dónde llega el sistema sin esa configuración lo explicamos en cómo ver el balance en dólares en Odoo.

Las decisiones que se toman antes del primer asiento

Se definen con quien lleva la contabilidad de la empresa y quedan por escrito:

• Moneda de la empresa. En cuál se lleva la contabilidad legal. Conviene decidirla antes de operar, porque cambiarla con movimientos ya cargados es complicado.
• Cuentas bancarias y de caja. Una por cada moneda en que se opera, para conciliar contra el extracto tal como llega.
• Fuente de cotización. De dónde sale, a qué hora se actualiza y qué se hace los fines de semana y feriados. Lo desarrollamos en cotización automática del dólar en Odoo.
• Cotización por circuito. La factura, el cobro y el cierre de mes pueden usar cotizaciones distintas. La regla tiene que ser una sola y estar escrita.
• Valuación al cierre y diferencia de cambio. Cómo se revalúan los saldos en dólares y en qué cuentas se registra la diferencia.
• Reportes. Balance, estado de resultados y libro mayor en pesos y en dólares, con el formato que ya usa tu contador.
• Saldos iniciales. Cómo se cargan los saldos del sistema anterior en las dos monedas para que el primer cierre coincida.

Cómo lo trabajamos en Epik

Arrancamos sentándonos con quien lleva la contabilidad, con el sistema todavía cerrado. Se relevan los reportes que hoy usás y se anotan las reglas que tu empresa ya sigue, aunque nunca hayan estado escritas.

Con eso se configura, se cargan los saldos iniciales y se hace un cierre de prueba. El contador compara contra su versión y se ajusta lo que no coincide. Recién ahí se pasa a operar en vivo, y el primer cierre real se acompaña.

El enfoque cambia según el negocio. Una empresa que exporta valúa distinto que una que importa o que una que vende en dólares a clientes locales. Para el primer caso, mirá ERP multimoneda para exportadores.

Qué pasa si se deja para después

Cuando la contabilidad en dos monedas no se define al arrancar, aparece en el primer cierre: asientos manuales, una planilla paralela y un balance que alguien arma a mano. Se puede corregir, pero con movimientos ya cargados cuesta más que haberlo resuelto al principio.

Para ver cómo queda el resultado una vez resuelto, tenemos una guía sobre el estado de resultados dolarizado en Odoo y otra sobre cómo facturar en dólares en Odoo.

Próximo paso

Si estás evaluando Odoo, o ya lo usás y los números en dólares te siguen dando trabajo extra, conviene revisarlo antes del próximo cierre. En Epik somos partner oficial de Odoo en Uruguay y hacemos esta implementación con tu contador adentro. Escribinos y coordinamos una revisión de cómo llevás hoy la contabilidad en pesos y dólares. Más sobre lo que hacemos en epik.uy.

Preguntas frecuentes

¿Odoo trae la contabilidad en pesos y dólares lista para usar?

Odoo maneja varias monedas y registra cada operación con su cotización. La forma de llevar balances y reportes en pesos y en dólares a la vez, como se acostumbra en Uruguay, se define en la implementación. Epik la deja resuelta.

¿Qué moneda conviene fijar como moneda de la empresa?

En general, la que usa tu contador para la contabilidad legal. Se decide antes de cargar movimientos, porque cambiarla después es complicado. Es una de las primeras definiciones del relevamiento.

¿Cómo se tratan los saldos en dólares al cierre de mes?

Con una regla de revaluación definida de antemano: qué cotización se usa y en qué cuentas se registra la diferencia de cambio. Así el cierre se repite igual todos los meses y los números se pueden comparar.

¿Se pueden mantener los reportes que hoy usa mi contador?

Ese es el objetivo del relevamiento: se anotan los reportes que usás hoy y se arman en la implementación. Se validan con un cierre de prueba, donde el contador compara contra su versión antes de operar en vivo.

¿Participa mi contador en la implementación?

Sí. Define las reglas de cotización, valuación y reportes, y valida el cierre de prueba. Una contabilidad multimoneda que el contador no reconoce no sirve, por bien configurada que esté.

¿Aplica a empresas de otros países de la región?

El enfoque es el mismo: relevar la costumbre contable local y dejarla resuelta al implementar. Cambian la moneda de la empresa, las reglas de cotización y los reportes que se piden, y eso se define en cada proyecto.