Software para empresas de publicidad exterior: qué resolver

Un software para empresas de publicidad exterior tiene que unir cinco cosas: inventario de soportes, disponibilidad por período, orden de publicidad, facturación mensual con prorrateo y obligaciones con los dueños de las ubicaciones. Odoo cubre ventas, facturación y cobros de fábrica; Epik le agrega un módulo de gestión y alquiler de soportes que ya está en producción.

Si tenés una empresa de carteles en ruta, medianeras o pantallas, seguro conocés la escena: un vendedor pregunta por WhatsApp si "esa cara está libre en octubre", alguien abre la planilla, responde que sí, y dos días después aparece que otro vendedor ya la había reservado para el mismo anunciante de la competencia. Buscar un software para empresas de publicidad exterior suele empezar ahí, después de la primera doble reserva que costó una campaña o un cliente.

Este artículo explica por qué la publicidad exterior (OOH, out of home, o vía pública como se dice en el Río de la Plata) no encaja en un sistema de stock común, qué tiene que resolver el software que elijas y dónde se quedan cortos la planilla, el CRM y el ERP genérico. Al final, cómo lo resolvemos en Odoo.

Por qué un cartel no es un producto de stock

Un sistema de gestión normal piensa en unidades: tengo 40 sillas, vendo 3, quedan 37. Un soporte publicitario no funciona así. El mismo cartel se vuelve a vender todos los meses, y lo que se vende es un período de una de sus caras.

Eso cambia tres cosas:

• Cada soporte tiene caras, y cada cara se alquila por período. Un cartel plantado al costado de la ruta suele tener dos caras, una por cada sentido de circulación, y cada una se vende por separado: la que mira hacia la costa en enero no vale lo mismo que la que mira hacia Montevideo. Una medianera, en cambio, tiene una sola. Dos campañas no pueden solaparse en la misma cara, pero sí pueden convivir en caras distintas del mismo soporte.
• La vacancia cuesta plata todos los meses. Una cara vacía en octubre no se guarda para noviembre: ese mes se perdió. En un sistema de stock una unidad sin vender sigue ahí; en vía pública, el tiempo que no se vendió desapareció.
• Las pantallas LED fraccionan el tiempo todavía más. Una misma pantalla se vende a varios anunciantes a la vez, por rotación: ahí lo que queda por vender no es una cara, sino minutos.

Por eso la planilla funciona mientras hay un vendedor y veinte soportes, y deja de funcionar con tres vendedores y doscientos.

Lo que el software para empresas de publicidad exterior tiene que resolver

El vocabulario del sector ya describe bastante bien qué esperar. Estos son los bloques que tendría que cubrir un sistema para una empresa de vía pública, en el orden en que duelen:

• Inventario de soportes. Cada cartel, valla, medianera o pantalla con su código, tipo, ubicación en el mapa, fotos, estado y documentación. En ruta la ubicación no es una dirección: es una ruta, un kilómetro y un sentido de circulación, y de eso depende quién ve el cartel. Sumale las habilitaciones que correspondan —la intendencia del departamento y, para los soportes sobre ruta nacional, también el organismo vial— y quién es el dueño del campo, del terreno o del edificio donde está plantado.
• Disponibilidad por cara y período. Qué caras están ocupadas, por quién y hasta cuándo, con reserva y bloqueo para que dos vendedores no comprometan la misma cara en las mismas fechas.
• Cotización y propuesta. Mapa de ubicaciones, tarifario con vigencias (un cartel sobre la ruta a la costa en enero no vale lo mismo que en junio), circuitos y paquetes armados por corredor, por zona o por tipo de soporte.
• Orden de publicidad. Desde que el anunciante o la agencia da el OK: qué caras, qué fechas, qué material, producción, colocación y la foto de conformidad que prueba que la campaña salió.
• Facturación mensual con prorrateo. Una campaña que arranca el 12 y termina el 20 del mes siguiente genera dos facturas parciales, y cada anunciante o agencia tiene su cuenta corriente.
• Obligaciones con terceros. Lo que se le paga al dueño del campo o del terreno de cada ubicación, más los impuestos y tasas que carga cada soporte, con sus vencimientos.
• Reportes. Ocupación y vacancia por circuito y por corredor, ventas por vendedor, campañas activas y por vencer.

Si el sistema que estás evaluando no puede responder "qué caras tengo libres sobre la ruta a la costa, sentido este, entre el 1 y el 15 de noviembre" sin abrir otra planilla, no resuelve el problema de fondo.

Excel, CRM o ERP genérico: qué le falta a cada uno

La mayoría de las empresas de publicidad exterior chicas y medianas llegan con una combinación de los tres. Cada uno cubre una parte y deja un hueco.

La planilla sirve hasta la primera doble reserva. Es rápida, todos la entienden y nadie ve la vacancia: para saber cuántas caras quedaron vacías el mes pasado hay que contarlas a mano, y nadie lo hace.

El CRM sigue al anunciante, no al cartel. Sabe que la agencia pidió cotización y que el vendedor la llamó, pero no sabe si la cara que cotizó sigue libre, no factura y no calcula qué le corresponde al dueño del terreno.

El ERP genérico entiende productos, stock y facturas. Para que entienda caras y períodos hay que forzarlo: crear un "producto" por cartel y por mes, o llevar la disponibilidad afuera. Termina siendo la planilla con un sistema caro al lado.

Ninguno de los tres está mal. Lo que falta es la pieza que une el soporte con el tiempo, y esa pieza no viene de fábrica en ningún sistema de gestión general.

Cómo lo resolvemos con Odoo en Epik

Odoo trae ventas, facturación electrónica, cobros, cuentas corrientes y reportes integrados. Sobre esa base, como partner oficial de Odoo en Uruguay, desarrollamos un módulo de gestión y alquiler de soportes publicitarios que está en producción en empresas de vía pública. Funciona así:

• Cada soporte es un registro propio, con código, tipo, ubicación en el mapa —ruta, kilómetro y sentido cuando corresponde—, estado, fotos, documentos y habilitaciones. El inventario de la empresa deja de vivir en una planilla y pasa a ser la base sobre la que se vende.
• El alquiler a clientes es un contrato con período sobre un soporte, y de ese contrato sale la facturación recurrente: las facturas mensuales se generan solas, con el prorrateo cuando la campaña empieza o termina a mitad de mes.
• Las obligaciones de cada soporte con el dueño del campo o del terreno y con los impuestos quedan registradas con su plan de facturas, así lo que la empresa debe por cada ubicación se ve al lado de lo que factura por ella.
• Sobre Odoo estándar corre el resto: el CRM para agencias y anunciantes, las cotizaciones, las cuentas corrientes, y los cobros recurrentes cuando el cliente paga con tarjeta o Mercado Pago.

Lo que el módulo no trae de fábrica se cotiza como desarrollo a medida sobre la misma base: un calendario de disponibilidad por cara con bloqueo anti-solape, la orden de publicidad con foto de conformidad, o una liquidación a terceros con reglas propias (porcentaje sobre lo facturado en vez de un canon fijo). Preferimos decirlo así antes que prometer algo que después hay que armar igual.

Qué cambia en el día a día

• Una sola lista de soportes, con sus fotos y habilitaciones, en el mismo sistema donde se factura.
• La factura mensual sale sola del contrato, con el prorrateo correcto, sin que administración la arme a mano campaña por campaña.
• Lo que se le debe a cada dueño de campo o terreno tiene fecha y monto, en vez de vivir en la memoria de alguien.
• Cada anunciante y cada agencia tienen su cuenta corriente al día, con lo facturado y lo cobrado.
• Los reportes de ocupación salen de los contratos, no de contar celdas.

Antes de decidir

Si hoy la disponibilidad vive en una planilla y todavía no tuviste una doble reserva cara, probablemente es cuestión de tiempo. Lo que conviene mirar es cuántas caras quedaron vacías los últimos tres meses y cuánto tarda administración en facturar un mes completo. Si querés ver el módulo con tu propio listado de soportes, agendá una reunión y lo recorremos juntos.

Preguntas frecuentes

¿Un ERP común sirve para una empresa de publicidad exterior?

Sirve para facturar, cobrar y llevar la contabilidad, pero no entiende de caras ni de períodos. Sin un módulo vertical, la disponibilidad de los soportes termina en una planilla al costado. Lo que hace falta es un ERP con un módulo que trate al soporte como algo que se alquila por tiempo. Un software para empresas de publicidad exterior tiene que responder qué cara está libre y cuándo, antes que cuántas unidades hay.

¿Cómo se controla la disponibilidad de un cartel por fechas sin doble reserva?

Con un registro por soporte y un contrato por cada alquiler, con fecha de inicio y fin. Así, antes de comprometer una cara, se ve qué contratos ya la ocupan y hasta cuándo. Un calendario con bloqueo anti-solape por cara es una capa más sobre esa base, que se agrega cuando la empresa tiene varios vendedores cotizando a la vez.

¿Cómo se factura una campaña que empieza a mitad de mes?

Con facturación recurrente sobre el contrato: el sistema genera la factura de cada mes y prorratea la primera y la última según los días reales de campaña. Administración no tiene que calcular a mano cuánto corresponde por los 19 días de octubre.

¿Se pueden manejar pantallas LED y carteles fijos en el mismo sistema?

Sí, son soportes de tipo distinto. El cartel se alquila por período completo de una cara; la pantalla se comparte entre varios anunciantes por rotación. La estructura de soporte, contrato y facturación es la misma: cambia la unidad que se comercializa.

¿Cómo se liquida a los dueños de los campos, terrenos o edificios donde están los soportes?

Cada soporte lleva registradas sus obligaciones con el dueño del campo o del terreno y con los impuestos, con un plan de facturas y vencimientos. Cuando el acuerdo es un porcentaje de lo facturado en lugar de un canon fijo, la regla de cálculo se configura como adaptación sobre el mismo módulo.

¿Qué reportes necesita una empresa de vía pública para ver la vacancia?

Ocupación por circuito, corredor y período (qué caras están vendidas y cuáles no, mes a mes), ventas por vendedor, campañas activas y campañas por vencer. La vacancia se vuelve visible cuando la disponibilidad sale de los contratos y no de una planilla que nadie cierra a fin de mes.